購入手続き

1件の発注金額が150万円を超えないもの

150万円を超えないものについては、研究者による発注を認めています。この場合、発注の適正性についての説明責任は、発注した研究者が負うこととなります。予算の原資は主に国民の税金であることからも、発注の際は以下の点に十分留意して下さい。

  • 架空購入などによる不正経理防止の観点から、全ての購入物品は納品前に用度係の検収を受ける必要があります。
  • 東北大学職員倫理規程上、取引業者は利害関係者とみなされます。取引業者から金品や接待を受けるといったことがないようご注意ください。
  • 1件の発注金額が150万円を超える場合は見積合わせや入札などの手続きが必要となります。この手続きを避けるために恣意的に発注を分割することは認められません。また、異なる財源でそれぞれ物品等を調達する場合でも、調達時期が重なる場合は、原則として一括して契約する必要があります。
  • 下記のような無計画または不必要と疑われる発注は控えて下さい。
    - 1日に同じ業者へ何度も少額の発注を出す
    - 予算残額消化のためと思われる年度末の購入
  • 各種監査において、物品の発注先が特定の理化学機器販売業者に偏っており、さらに什器やパソコン用品なども当該業者に発注されていた事例が指摘されております。パソコン用品であればその専門業者の販売価格と比較するなど、経済性、適正性の確保に努めて下さい。
  • 科研費の新規採択課題において、研究開始から間もない比較的早い時期に発生する論文掲載料は、当該新規課題の成果が本当に得られたのか(研究開始前の成果ではないのか)という点で疑問が残ります。交付申請書に基づいて実施した研究と得られた成果との因果関係の説明が必要になります。

手続き

購入後は速やかに購入済報告書、見積書、納品書及び請求書を用度係に提出してください。なお、1件の発注金額が150万円を超えない場合でも、以下に該当するものは用度係で発注しますので、購入依頼書に見積書を添えて用度係に発注を依頼してください。

  • 工事(例:電気工事、給排水工事、間仕切り工事)が伴うもの
  • 書面で契約書を作成する必要があるもの。(例:労働者の派遣、研究室の賃借)
  • 複数年度に渡る支払義務が生ずるもの。

1件の発注金額が150万円を超えかつ300万円を超えない場合

用度係において3社以上から見積書を徴し、最も安い価格を提示した業者に発注します(いわゆる見積合わせ)。購入依頼書に見積書及びカタログを添え、用度係に発注を依頼してください。

1件の発注金額が300万円を超える場合

本部契約担当課に契約を依頼します。入札などの契約手続きが必要となるため、本部への発注依頼から契約締結までに通常1ヶ月程度かかります。まずは用度係にご相談下さい。
なお、研究遂行上の観点から装置の機種を特定せざるを得ない場合は、以下の手続きが必要です。

  • 研究遂行上必要となる最低限の要求仕様を決定します。
  • 複数のメーカーからカタログ等の資料を収集します。
  • 決定した要求仕様と収集した資料を基に、製品の性能を比較します。

これらの手続きの経過は、所定の書式(仕様検討経過、機種選定比較表及び機種選定議事録)により書面にしておかなければなりません。用度係に連絡の上、書式を入手してください。なお、装置の仕様を決定する際は、他の製品を不合格にする目的で故意に不必要な要求要件を入れてはなりません。

その他

事前安全審査

AIMRでは、法令遵守並びに安全確保の観点から、研究装置を導入する際に専門的なアドバイスや指導を行う事前安全審査制度を導入しています。購入済報告書(購入依頼書)作成の際は必ず「事前安全審査」欄に必要事項を記入して下さい。

図書の購入

図書を購入する際の手続きは、通常の物品購入手続きと異なります。詳細については図書室、電子ジャーナルの利用をご覧下さい。

手続きに関する各種様式