立替払請求

立替払の要件

立替払いとは、教育研究等の業務遂行上必要な場合において、教員発注が可能な範囲(1件の契約金額が150万円を超えないもの)で教職員等が一時的に物品の購入代金等の支払いを行い、後日、大学にその代金を請求するものです。
物品購入等の支払いは、取引業者からの請求書に基づき行うことが原則ですが、教育研究等の業務遂行上必要な場合は、弾力的な運用として立替払いが行えます。
立替払いの主な事例は、以下のとおりです。

  • 現地で現金払をせざるを得ないもの(例:講習会のテキスト代等)
  • 外国で支払う諸経費
  • 学会の年会費
  • 学会の参加料、登録料
  • 外国業者との取引で外国送金が必要なもの(例:学術誌への論文投稿手数料等)
  • インターネット購入サイトを利用した物品購入等
  • 請求書払いに対応していない業者、店舗からの購入

請求手続き

納品または業務完了から2週間以内に、用度係へ立替払請求書を提出してください。なお、請求に際しては以下の点に留意してください。

  • 立替払の場合でも、必ず検収を受けて下さい。
  • 支払ったことが分かる内訳明細が明確な書類を必ず添付してください。(具体例は下記参照)
  • 支出財源の欄は、予算照会システム等を参照の上正確に記入して下さい。記入方法については購入手続きのページに掲載の記入例を参照してください。
  • 立替払いの承認に際して、教育研究等の業務遂行に関係しない物品の購入等、大学で経費を負担すべきでないと判断されたものは、私費扱いとなりますので、注意願います。
支払ったことが分かる内訳明細が明確な書類(例)
・領収書、レシート
・クレジットカード利用明細書(WEB明細を含む)
・金融機関の振込明細票、受領証
※上記の書類のみでは内訳明細が不明な場合の補足資料(例)
・購入した物品等の品目、金額が分かる書類(納品書、明細書)
・インターネット購入サイトを利用の場合は、その画面を出力した書類
・外国の業者との取引の場合は、INVOICE
・学会参加費の場合は、内容、参加費の内訳が確認できる書類として、学会プログラムなど(プログラムなどが学会HPで公表されている場合には、事前にHPを控えておいてください。)
・学会年会費の場合は、学会からの請求書や納入の依頼書等