出張手続きと旅費精算

旅行計画書・旅行報告書の提出

出張者は、旅費業務システムを用いて、旅行計画書・旅行報告書を作成する必要があります。

◆作成時の留意事項◆

  • 旅行計画書は、事前(国内出張:1週間前まで、外国出張:1カ月前まで)に作成願います。作成の際には、「AIMR用簡易版マニュアル」、「経路特定表」等を参考ください。
  • メールや学会のプログラム等、日程・内容が確認できるものを添付してください。新規採用旅行者については、銀行振込依頼書及び口座番号の記載されている通帳の写しも提出し、海外銀行口座で旅費の受け取りを希望される場合は、外国送金依頼書を提出してください。
  • 帰任後、2週間以内に旅行報告書を作成願います。併せて、必要書類(航空機の領収書、搭乗券(ボーディングパス)半券等)を添付してください。(システムに添付後、原本を総務係へご提出ください。)書類を提出してから約1ヶ月以内に銀行口座に振り込まれます。

◆出張計画時の重要留意事項◆

出張を計画するにあたって、先述のとおり事前に承認を得る事とともに、使用する財源で、その出張をすることが可能か、出張者自身で留意するようにしてください。
以下に特に留意しなければならない事項を記載します。各事業のマニュアル等でも確認するように努めてください。

①ビジネスクラス利用について
基本的にビジネス利用は部局長以上となっております。
教授クラス等のビジネス利用については、下記の旅費マニュアルを参照してください。
②旅費支給対象者について
旅費を支給することが可能である対象者に制限がないか確認してください。
・その事業に参加している者のみ可など
・学生への支給可否
・支給できる範囲に特定の条件などのしばりがないか。
③出張者の資格について
特に外部資金などで雇用されている方は、雇用されている財源以外での出張が不可の場合がありますので、その点の確認をしてください。
④財源の合算使用について
監査において、同一出張において異なる財源の使用は厳しく精査されることがあります。合算使用する際は、旅費担当者にその可否について確認するようにしてください。

計画書提出後の変更

出張書類を提出後、日程の変更や出張の取り消し等が生じた場合は、速やかにその旨、総務係に連絡をお願いします。

様式・マニュアル等のダウンロード

注意点

  • 概算払いを希望される場合は、出発日の1ヶ月前までに総務係及び経理係に相談してください。ただし概算払いのうち、外国送金や、口座情報が未登録の場合は、出発日の2ヶ月前までにご相談ください。
  • レセプションやバンケット等で昼食や夕食の提供がある場合は、旅費の調整を行う必要があります。
  • 先方負担の出張であっても、旅行計画書及び旅行報告書を提出してください。
  • 航空賃は、一回の出張で該当する利用区間のみ支払われます。たとえば赴任旅費が支払われる研究者において、航空機を利用する際は片道航空券(往路のみ)を購入してください。

交通費に係る提出書類一覧

航空機利用の場合 領収書・搭乗券(ボーディングパス)半券
鉄道・バス等 なし
鉄道・バス等(海外) 切符、領収書

旅費の内訳

交通費 実費(合理的・経済的な通常の経路及び方法によるもの)
※上記書類を提出すること
宿泊料 大学の規定による定額支給のため、ホテルの領収書の提出は不要
日当 大学の規程による定額支給